Short answer
Before tax season, make sure that every bank, card and loan account is reconciled through December 31, that income and expenses are categorized, that equipment purchases are recorded with the date they were placed in service, and that you have a W-9 for every contractor. Forms 1099-NEC and W-2 for 2026 are due February 1, 2027.
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- Review the year's profit with your advisor while there is still time to plan: equipment, retirement contributions, the S-Corp salary. See our year-end planning guide.
- Request a W-9 from every contractor you paid this year, if you do not have it.
- Count your inventory on the last day of the year, if you sell products.
- Pay deductible expenses that make sense to pay this year, if you use the cash method.
The close, in January
1. Reconcile every account
Bank, credit cards, loans, PayPal, Stripe, Zelle and any payment platform, up to the December statement. A reconciled account is the base of everything else.
2. Clear the pending items
Uncategorized transactions, duplicates, transfers between your own accounts recorded as income or expense, and checks that never cleared.
3. Review receivables and payables
Who still owes you and what you still owe. Write off invoices you will not collect only after real collection efforts, and with your advisor, because the tax treatment depends on your accounting method.
4. Record assets and loans
Computers, vehicles, machinery and furniture bought during the year, with the date they were placed in service. For loans, separate principal from interest: only the interest is an expense.
5. Owner's movements
Separate owner contributions and draws from income and expenses. If you paid business expenses with a personal card, record them as owner contributions.
6. Payroll and contractors
Make sure payroll totals match the W-2s and that payments to each contractor are complete. For payments made in 2026, the 1099-NEC is required from $2,000; see our 1099 guide. The usual deadline, January 31, falls on a Sunday in 2027, so the date is February 1.
7. Lock the year
In QuickBooks Online, set a closing date with a password so nobody changes 2026 by accident after the return is filed.
What to send your tax preparer
- Profit and loss statement and balance sheet as of December 31.
- Bank and loan statements for December.
- Details of equipment purchased and vehicles used for the business, with mileage.
- Copies of the 1099s and W-2s filed, and any 1099-K or 1099-NEC you received.
- Estimated tax payments made during the year.
How we can help
We close the year in your QuickBooks, prepare the 1099s and leave everything ready for your return. See our bookkeeping service.
Respuesta corta
Antes de la temporada de impuestos, asegúrate de que todas las cuentas bancarias, tarjetas y préstamos estén conciliados hasta el 31 de diciembre, de que los ingresos y gastos estén clasificados, de que las compras de equipos estén registradas con la fecha en que empezaste a usarlos, y de tener un W-9 de cada contratista. Los Formularios 1099-NEC y W-2 de 2026 vencen el 1 de febrero de 2027.
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Book your free consultationAgenda tu consulta gratisAntes del 31 de diciembre
- Revisa la ganancia del año con tu asesor mientras todavía hay tiempo de planear: equipos, aportes de retiro, el sueldo de la S-Corp. Mira nuestra guía de planificación de fin de año.
- Pide el W-9 a cada contratista al que le pagaste este año, si no lo tienes.
- Cuenta tu inventario el último día del año, si vendes productos.
- Paga los gastos deducibles que tenga sentido pagar este año, si usas el método de caja.
El cierre, en enero
1. Concilia cada cuenta
Banco, tarjetas de crédito, préstamos, PayPal, Stripe, Zelle y cualquier plataforma de pagos, hasta el estado de cuenta de diciembre. Una cuenta conciliada es la base de todo lo demás.
2. Limpia los pendientes
Movimientos sin clasificar, duplicados, transferencias entre tus propias cuentas registradas como ingreso o gasto, y cheques que nunca se cobraron.
3. Revisa cuentas por cobrar y por pagar
Quién te debe todavía y qué debes tú. Da de baja las facturas que no vas a cobrar solo después de intentar cobrarlas de verdad, y con tu asesor, porque el tratamiento fiscal depende de tu método contable.
4. Registra activos y préstamos
Computadoras, vehículos, maquinaria y muebles comprados en el año, con la fecha en que empezaste a usarlos. En los préstamos, separa el capital de los intereses: solo los intereses son gasto.
5. Movimientos del dueño
Separa los aportes y retiros del dueño de los ingresos y gastos. Si pagaste gastos del negocio con una tarjeta personal, regístralos como aportes del dueño.
6. Nómina y contratistas
Confirma que los totales de nómina coincidan con los W-2 y que los pagos a cada contratista estén completos. Para pagos hechos en 2026, el 1099-NEC se exige desde $2,000; mira nuestra guía de los 1099. La fecha usual, el 31 de enero, cae domingo en 2027, así que la fecha es el 1 de febrero.
7. Cierra el año
En QuickBooks Online, pon una fecha de cierre con contraseña para que nadie cambie 2026 por error después de presentar la declaración.
Qué enviarle a quien prepara tus impuestos
- Estado de pérdidas y ganancias y balance al 31 de diciembre.
- Estados de cuenta bancarios y de préstamos de diciembre.
- El detalle de los equipos comprados y de los vehículos usados para el negocio, con las millas.
- Copias de los 1099 y W-2 presentados, y de cualquier 1099-K o 1099-NEC que hayas recibido.
- Los pagos estimados que hiciste durante el año.
Cómo te ayudamos
Cerramos el año en tu QuickBooks, preparamos los 1099 y dejamos todo listo para tu declaración. Conoce nuestro servicio de contabilidad.
Books up to date, without the stress.Contabilidad al día, sin estrés.
Certified QuickBooks Online ProAdvisor: we set up, clean up and keep your books ready for tax time.Somos QuickBooks Online ProAdvisor certificados: configuramos, ponemos al día y mantenemos tu contabilidad lista para los impuestos.
- A free 30-minute call by Google Meet with our team, in English or Spanish.Una llamada gratis de 30 minutos por Google Meet con nuestro equipo, en español o inglés.
- We review your situation, your deadlines and your options.Revisamos tu situación, tus fechas límite y tus opciones.
- You get a written plan and quote before any work begins. No commitment.Recibes un plan y una cotización por escrito antes de empezar cualquier trabajo. Sin compromiso.
Frequently asked questionsPreguntas frecuentes
When are 1099-NEC forms due for 2026?¿Cuándo vencen los 1099-NEC de 2026?
February 1, 2027, both to the contractor and to the IRS, because January 31 falls on a Sunday. For 2026 payments, the threshold is $2,000.El 1 de febrero de 2027, al contratista y al IRS, porque el 31 de enero cae domingo. Para pagos de 2026, el mínimo es de $2,000.
What does reconciling an account mean?¿Qué significa conciliar una cuenta?
Comparing the transactions in your books with the bank or card statement until the balances match, and fixing any difference.Comparar los movimientos de tu contabilidad con el estado de cuenta del banco o la tarjeta hasta que los saldos coincidan, y corregir cualquier diferencia.
What if I paid business expenses with my personal card?¿Y si pagué gastos del negocio con mi tarjeta personal?
Record them in the business books as an owner contribution, with the receipt, so you keep the deduction.Regístralos en la contabilidad del negocio como un aporte del dueño, con el recibo, para no perder la deducción.
This article is general information about U.S. federal tax rules as of October 2026. It is not advice for your specific situation. Rules and amounts change; confirm how they apply to you before acting.Este artículo es información general sobre las normas fiscales federales de EE. UU. vigentes en octubre de 2026. No es asesoría para tu situación específica. Las normas y los montos cambian; confirma cómo se aplican a tu caso antes de actuar.