Por qué tu LLC necesita contabilidad al día, aunque sea pequeña, y cómo llevarla en QuickBooks

Respuesta corta

Una contabilidad al día te permite demostrar cada deducción, saber si el negocio de verdad gana dinero, hacer los pagos estimados correctos y declarar a tiempo. El IRS exige guardar los registros que respaldan tus ingresos y gastos, en general por lo menos tres años después de presentar. Una rutina mensual sencilla en QuickBooks Online toma menos tiempo que reconstruir todo el año en marzo.

Lo que te da una buena contabilidad

• Deducciones que puedes defender. En una auditoría, un gasto sin respaldo es un gasto que puedes perder.
• Números reales para decidir. Precios, contrataciones o si te conviene ser S-Corp.
• Pagos estimados correctos, en lugar de una cuenta grande y multas en abril.
• Préstamos y crédito. Los bancos piden un estado de pérdidas y ganancias y un balance.
• Protección para tu LLC. Mantener separado el dinero del negocio y el personal ayuda a conservar la responsabilidad limitada.

Cuánto tiempo guardar los registros

Según el IRS, la regla general es de tres años desde que presentas. Son seis años si dejaste de declarar ingresos por más del 25% de lo que reportaste, y siete años si deduces una deuda incobrable o valores sin valor. Los registros de nómina se guardan por lo menos cuatro años. Si nunca se presentó la declaración, no hay límite. Los registros de una propiedad se guardan hasta que termina el plazo del año en que la vendes.

Una rutina mensual en QuickBooks Online

1. Conecta las cuentas bancarias y tarjetas del negocio para que los movimientos entren solos.
2. Clasifica cada movimiento una vez por semana o por mes: ingresos, cada tipo de gasto, retiros o aportes del dueño.
3. Adjunta el recibo desde tu celular a cada gasto cuando lo pagas.
4. Envía las facturas desde QuickBooks y registra los pagos, para saber quién te debe.
5. Concilia cada cuenta con el estado de cuenta al final del mes. Es el paso que detecta errores y duplicados.
6. Revisa el estado de pérdidas y ganancias y aparta dinero para los impuestos.

Errores comunes

• Usar una tarjeta personal para el negocio, o la cuenta del negocio para gastos personales.
• Registrar los retiros del dueño como gastos, lo que esconde la ganancia y trae problemas en una auditoría.
• No conciliar, y que la contabilidad no cuadre con el banco.
• No pedir el W-9 a los contratistas y después no poder emitir los 1099; mira nuestra guía de los 1099.

¿Tienes la contabilidad atrasada?

Ponerla al día es normal. Empezamos con los estados de cuenta, reconstruimos los meses que faltan, conciliamos todo y te dejamos una rutina que toma minutos por semana.

Cómo te ayudamos

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